Hablando en el contexto del tema de la nueva normalidad, que ha provocado que los involucrados en la tecnología hayan pisado el acelerador a la evolución de esta, y la hayan llevado a consolidarse como una manera cotidiana de comunicación e intercambio de información, además de haberla convertido ya en la nueva forma en la que aprendemos y de como ejercemos diferentes actividades laborales.
Del resultado anterior, avocándonos en el tema de la colaboración, las diversas herramientas tecnológicas de este rubro nos han llevado a encontrar diferentes técnicas que nos permiten dar continuidad al trabajo, que originalmente fue pensado para ser ejecutado por un equipo de personas, que se ubicaban en una misma oficina, o sala de juntas u otro espacio físico apropiado para trabajar de manera dinámica; o al menos, para procurar un buen ritmo o continuidad en el trabajo.
Hoy en día, esas técnicas convencionales, aplicadas a distancia para dar a ese seguimiento o trazado de las actividades individuales y en conjunto de un equipo de trabajo. Es algo que no es del todo visible y funcional, tal y como cuando todo el equipo presencialmente estaba junto, tanto en el entorno académico como en el entorno laboral, como por ejemplo, en metodologías de proyecto como SCRUM. Dentro de sus procedimientos tiene un “Stand up meeting” (reunión diaria).
Tal cual, es una junta diaria de aproximadamente 15 minutos donde los integrantes del equipo se reúnen físicamente para hablar de manera concreta sobre sus avances y retos que tienen para cumplir las actividades de cada día, repitiéndose esta reunión todos los días que dure el proyecto de trabajo; dicha reunión ya no es del todo posible en su modelo original.
Por la distancia geográfica en la que actualmente se encuentran los integrantes de un equipo, o los alumnos y los maestros, este tipo de reuniones ya no suceden de manera presencial, y de igual forma sucede con otras actividades como las sesiones de clase.
Es entonces que, para un coordinador, un supervisor o un profesor, las actividades cotidianas de trabajo son difíciles de trazar en cuanto al entendimiento sobre los objetivos o metas por cumplir, al igual que la dirección y alcance de las etapas de un proyecto a corto, mediano y largo plazo.
Con esto en mente, muchos profesionales y expertos en metodologías de proyecto se han dado a la tarea de reformular y adaptar métodos e indicadores que nos permiten visualizar el avance y desempeño de los integrantes de un equipo de trabajo en la distancias.
Sin embargo, en el entorno académico en el cual se podría considerar un ambiente más flexible por la distancia y por la falta de dinámicas de seguimiento, el enfoque, la linealidad, y el avance no podrían ser tan visiblemente claros, y derivado de esto, no podríamos detectar alguna desviación u obstáculo crítico en el desarrollo de una actividad escolar, o en la medición del aprovechamiento académico de algún alumno.
Una alternativa pronta, que nos ayudaría a mantener de manera autodisciplinada y adaptada a nuestras circunstancias para resolver las situaciones descritas, puede encontrarse al seguir estos puntos a continuación.
1.- Dimensionar el trabajo:
Este punto trata de dividir la idea general o el objetivo de un proyecto en procedimientos y tareas mas pequeñas, que permitan darnos una idea más concreta de todas las actividades que hay que realizar.
El éxito de este trabajo consiste en dividir en labores muy pequeñas el conjunto de cosas que hay que hacer para completar el proyecto o la tarea principal; además, se asignará un tiempo estimado de realización de cada tarea a fin de estimar un tiempo aproximado de realización del proyecto, además; se podrá establecer un orden o secuencia de las tareas a realizar, e incluso poder determinar cuales tareas podemos hacer de manera paralela.
2,- Definir roles concretos de las personas del equipo:
Se trata de definir el rol y las responsabilidades de cada uno de los miembros del equipo, como, por ejemplo, en el trabajo final de un grupo de alumnos, en donde, después de haber definido las tareas a realizar, se empiezan a asignar a los elementos del equipo que sean más hábiles para su realización, al igual que se distribuya de manera equitativa la carga de trabajo en función al número de tareas o la complejidad de estas entre todos los miembros del equipo.
3.- Contar con diversos canales de comunicación:
Tomando de nuevo el ejemplo del equipo de alumnos, todos deberán establecer un canal principal de comunicación, como quizá un grupo de chat, o un repositorio donde se guarde toda la documentación creada, al igual de acordar diferentes medios de comunicación alternativos para mantenerse lo mas localizables posible para los demás integrantes.
Esto ayudará a concentrar la información sobre acuerdos y el estado del avance de las tareas asignadas, además; ayudará a los miembros del equipo a reportar alguna situación inesperada y a evitar que haya pérdida de información o de documentación realizada ante una contingencia.
4.- Reuniones de equipo:
Estas reuniones de equipo deberán suceder con una frecuencia óptima que permita mantener en un tiempo y forma comunicado a todo el equipo, para que todos estén al tanto del avance y del cumplimiento de las tareas.
Al igual que en ese espacio de tiempo se podrá conversar sobre las situaciones o correcciones que se deban tomar en cuenta para avanzar adecuadamente en el proyecto, además; estas reuniones deberán ser lo más cortas en duración de tiempo y deberán permitir que, lo que se hable en ellas, sea lo suficientemente claro y concreto para cada miembro del equipo, a fin de evitar dudas o malentendidos.
Es importante no confundir estas reuniones con sesiones de trabajo, en las cuales se este haciendo en el momento una actividad o resolviendo alguna desviación.
5.- Contar con un plan B:
A veces a la distancia, la probabilidad de sufrir un contratiempo, como por ejemplo, un fallo de electricidad o de conexión a internet, podría obstaculizar el avance en las actividades de alguno de los miembros del equipo.
Por lo cual, además de tener disponible la información, documentos generados, código fuente o material multimedia de un proyecto disponible en un repositorio, como se habló en el punto 3 de esta lista, se deberá contar con al menos un miembro del equipo que pueda dar continuidad a las tareas pendientes en lo que el compañero encargado de dichas tareas resuelve las contingencias que se le presentaron y puede reintegrarse al trabajo pendiente; así el avance sufrirá menos atrasos y no se comprometerán las fechas de entrega.
Existen más recomendaciones, sin embargo, con estas 5 se puede empezar, y al seguirlas se tendrá una mayor probabilidad de éxito en las labores en equipo a distancia.
Gracias por leer.